La digitalización de todo el proceso (implicando a empleado, RRHH, proveedores y cautiva) es crucial para que las empresas ofrezcan a sus empleados unos atractivos beneficios que más que suponer un gasto aporten valor y rendimiento.
El fenómeno de la digitalización es imparable, una tendencia que con la pandemia no ha dejado de incrementarse y que cada vez atañe a más aspectos de la empresa. La tecnología digital se integra en todas las áreas y permite mejorar la capacidad de ofrecer valor a los clientes. Ninguna empresa, grande o pequeña, puede mantenerse competitiva si no ha llevado a cabo la transformación digital. Así, en la gestión de Recursos Humanos va desde la administración de nóminas hasta el proceso de reclutamiento. Los Beneficios para Empleados (BE) suponen una herramienta eficaz no solo a la hora de reclutar talento sino, quizá más importante, para retenerlo. La tramitación de los Beneficios para Empleados, elemento de primera importancia en muchas organizaciones, también debería adoptar este nuevo rumbo pero ¿lo está haciendo?
La clave en el control de los Beneficios para Empleados, al igual que en casi cualquier otro proceso, consiste en la interacción fluida, es decir, en digitalizar por completo la comunicación entre todos los miembros: empleados, departamentos de RRHH de la empresa (tanto corporativos como locales), proveedores de los servicios, sociedad cautiva y aseguradoras. Atender una actividad donde intervienen muchos actores puede ser complejo incluso cuando cada elemento en sí mismo sea fácil de administrar. Por ello debe haber una operativa digital para que las diferentes partes no trabajen de forma manual y descoordinada.
El concepto de Beneficios para Empleados contempla incentivos mediante seguros (salud, vida…), planes de ahorro, tickets de comida, guardería o servicios de bienestar y wellness. Las empresas se esfuerzan por ofrecer estímulos que atraigan el talento hacia la organización y el abanico de posibilidades no ha dejado de incrementarse. Pero donde se marca la diferencia es en la práctica. Una de las claves del éxito es lograr una aplicación eficaz, que sea así percibida por todos los involucrados y que para la empresa suponga un beneficio (si se nos permite la redundancia) y no un mero gasto.
A menos que se haya digitalizado por completo la comunicación, la gestión diaria de estos servicios puede exigir que un cierto número de personas de los departamentos de RRHH dediquen total o parcialmente su tiempo a esta función. Por tanto, la automatización es vital. Hay que proporcionar al empleado herramientas de autogestión para dar transparencia y lograr que el trabajo administrativo no recaiga en la empresa. El software de soporte debe permitir que el empleado disponga de un portal online gestionado por él, para controlar sus beneficios en cualquier lugar, momento o dispositivo, si así lo desea, mediante la app instalada en su móvil. Lo que, en definitiva, le permitirá ser bastante autónomo en la gestión.
La autogestión y la usabilidad de la solución no solo ahorrará costes, sino que permitirá que el empleado conozca mejor los productos y servicios de los que dispone y, por tanto, los valore. Un nuevo empleado que se incorpore a la empresa y que deba cumplimentar un formulario en papel para solicitar el seguro de salud. ¿Percibirá a la nueva entidad como una organización moderna y sólida? Hoy se demanda una experiencia digital en cada aspecto de la relación con la compañía.
Al digitalizar la gestión de esta actividad las ventajas son múltiples: mejora la rentabilidad, información y comunicación. La digitalización es clave a la hora de alcanzar la automatización, pues la primera es una condición inexcusable que debe existir para lograr la segunda. La automatización flexibiliza la capacidad de ejecución, además de aumentar el rendimiento lo que hace posible reducir los costes administrativos y de gestión. Las empresas se benefician de la facultad que tiene el empleado para decidir y actuar por su cuenta (aunque siempre bajo la supervisión de RRHH). Esta estrategia reduce la carga de trabajo (en especial en RRHH), disminuye los errores (que pueden llegar a ser muy costosos no solo en el plano material sino humano), simplifica el proceso y reduce los costes. El ahorro en gastos operativos puede ser significativo en grandes corporaciones que destinen muchos recursos humanos para la gestión de BE.
La correcta ejecución de la compleja operativa necesaria para poner en marcha en una compañía un sistema de Beneficios para Empleados, no solo permitirá ahorrar recursos financieros sino fidelizar al equipo humano y aumentar el valor del branding. En la práctica el resultado será un asset y no un gasto inevitable como a veces se contempla, de forma errónea, la implementación de servicios y prestaciones para los empleados.
Ventajas derivadas de la digitalización en la comunicación y la operativa de gestión
- Mejora la comunicación y aumenta la transparencia.
- Los empleados conocen los beneficios y cómo ponerlos en valor para sacarles partido en la práctica.
- El sistema garantiza la autogestión del empleado, el propio usuario administra sus beneficios o los RRHH locales.
- La digitalización permite un mayor control, agilidad y eficiencia.
- Da autonomía y empodera al empleado.
- Descarga de trabajo a los departamentos de RRHH.
- La labores de gestión se minimizan al estar los productos y servicios descentralizados y delegados.
- Control riguroso y automatizado de los gastos generados (no solo médicos sino financieros).
- La solución puede integrarse con facilidad con otros sistemas y permite trabajar en un único entorno.
- Intercomunicación fluida entre empresa, empleado y proveedor del servicio.
- La compañía cautiva aumenta su aportación de valor al ir más allá de la mera gestión económica.
