Digitalización y automatización son dos términos que a menudo aparecen relacionados. Pero, ¿cuál es exactamente la diferencia entre digitalización y automatización?
La RAE (Real Academia de la Lengua Española) define la palabra digitalizar como: “convertir o codificar en números dígitos datos de carácter continuo, como una imagen fotográfica, un documento o un libro”. Una definición que, con todo nuestro respeto a los académicos, nos parece cuanto menos confusa.
En lo que respecta a la palabra automatizar se define como: “aplicar la automática a un proceso o a un dispositivo”. Esta definición creemos que es menos confusa que la anterior pero tampoco diríamos que explica con claridad el término.
El cheque ha dado paso a la app
Nuestra vida se ha “digitalizado” de forma vertiginosa. No hace tantas décadas se utilizaban los cheques para las transacciones económicas y era necesario visitar la sucursal bancaria para realizar la más sencilla de las operaciones. Hoy basta con entrar en la ciberpágina o la app del banco con el que operemos.
Digitalización es convertir algo físico en formato digital, por ejemplo, pasar la historia médica en papel de un paciente a formato PDF u otro soporte digital. Así, una institución tan anclada en la tradición como la RAE en 2003 digitalizó 13 millones de fichas de su antiguo archivo de papel.
Digitalizar es algo tan sencillo como enviarle a una persona por correo electrónico un PDF. En cambio, cuando se recibe un correo electrónico y, de manera automática, se responde enviando el PDF correcto, eso es automatización. Para llegar a la automatización primero es necesario haber alcanzado la digitalización.
El término automatización significa que procesos que hasta ahora eran realizados por personas ahora se llevan a cabo por medio de sistemas técnicos. El proceso antes se hacía de forma manual y ahora se realiza de manera informática. Ha sido, por tanto, automatizado.
Papel y hojas de cálculo
Algunas investigaciones ponen de manifiesto que el 77% de las empresas de Europa y EEUU todavía realizan procesos en los que el protagonista es el papel y emplean las hojas de cálculo como punta de lanza tecnológica. Para ser competitivas las compañías deben adentrarse en la senda de la digitalización primero y la automatización después.
Una vez que se ha digitalizado la información el segundo paso hacia la eficiencia en los procesos deberá ser la automatización: realizar tareas sin que medie la intervención humana. Las labores que antes se realizaban de manera manual pasan a ejecutarse de forma “automática”, ninguna persona se tiene que ocupar de ello. Una determinada empresa puede tener automatizadas ciertas comunicaciones con sus clientes, como podría ser el envío de avisos. La automatización supone un considerable ahorro de tiempo en tareas tediosas que hasta ahora requería teclear datos, escanear documentos o ambas cosas. Lo que significa que su equipo humano se puede dedicar a tareas más productivas, creativas y menos repetitivas.
¿En qué áreas se aplicaría la digitalización y automatización?
En cualquier negocio son aplicables, lo que es interesante es determinar en qué procesos del negocio son más adecuadas y cuál de ellas. Cuando hablamos de digitalización y automatización tendemos a pensar en “trabajos de oficina” pero son aplicables a otros negocios. Lo imprescindible para la digitalización y automatización en los negocios es conocer bien las necesidades del negocio en sí y, en particular, las carencias con las que cuenta la empresa.
¿Cuáles son las mayores dificultades a la hora de implementar un proceso de digitalización y automatización?
Si desde la Dirección del negocio son favorables a su implementación, hay dos escollos principales:
- Falta de descripción del proceso en la compañía, sea en formato documental o en la capacidad de transmisión por parte de las personas implicadas.
- Resistencia al cambio, lo cual se traslada en falta de voluntad por parte de los empleados para colaborar en la digitalización, así como en preocupación a que sus tareas sean automatizadas.
¿Cuáles son las mayores ventajas que ofrece la digitalización y automatización?
Mayor control del negocio y menor error humano en todo proceso que esté automatizado. Además, se mejora la eficiencia dado que la automatización de procesos suele conllevar un aumento significativo de la velocidad de ejecución de sus tareas, pudiendo llegar al tiempo real.
¿Qué requisitos necesita una empresa para poder digitalizar y automatizar sus procesos?
En primer lugar, debe estar soportado y promovido por la gerencia de la empresa, pues los cambios de digitalización tienen que ser impulsados desde arriba. Adicionalmente, tener la iniciativa para hacer el cambio y hacer partícipes a los empleados de que es una decisión necesaria y adecuada. Los trabajadores deberán formarse en las nuevas maneras de hacer las cosas.
Digitalización y transformación digital, ¿es lo mismo?
La digitalización es trasladar la gestión y manipulación de guardar la información en medios digitales. Sin embargo, la transformación digital implica un cambio drástico en un negocio por medio de la tecnología digital que redefinirá los modelos y procesos de negocio. Afecta a todas las áreas y a la manera de proceder de la compañía.
Para automatizar, ¿es necesario emplear tecnologías de última hornada como la IA, el internet de las cosas (IoT) y el machine learning?
Rotundamente no. Sigue siendo más interesante utilizar la IH (inteligencia humana) para ser creativo a la hora de automatizar procesos. La IA empieza a ganar terreno para analizar la información que salga de los procesos automatizados.
